Egy kick-off megbeszélésre való felkészülés kulcsfontosságú a projekt sikeres indításához. Kiemelten fontos az alábbiakkal készülni:
1. Projektcélok és követelmények összegyűjtése. A dokumentumok áttekintése. Tekintsd át a projekttervet, követelményeket, és az eddig elkészült dokumentumokat (pl. üzleti igények, specifikációk).
Tisztázd a célokat, győződj meg róla, hogy pontosan érted a projekt céljait, a kívánt eredményeket, és hogy ezek összhangban vannak az érintett felek elvárásaival.
2. Agenda (napirend) elkészítése. Készíts egy részletes napirendet, amely lefedi a legfontosabb témákat, mint például a projekt céljai, ütemterv, szerepek és felelősségek, kommunikációs terv, kockázatok stb. Meg kell határozni az egyes napirendi pontokra szánt időt, hogy a megbeszélés fókuszált és hatékony legyen.
3. Szerepek és felelősségek tisztázása. Ennek érdekében informálni kell a csapattagokat. Győződj meg arról, hogy minden résztvevő tisztában van a saját szerepével, felelősségével, és készen áll a feladatok átbeszélésére. Tudd hogy kik a kulcsfontosságú döntéshozók és érintetteket, akik részt vesznek a megbeszélésen.
4. Ütemterv és mérföldkövek előkészítése, azaz készíts egy ütemtervet, amely bemutatja a projekt mérföldköveit, határidőit, és azokat az időpontokat, amikor fontos döntéseket kell hozni. Fontos tisztában lenni az erőforrásokkal is, győződj meg arról, hogy az erőforrások rendelkezésre állnak a projekt határidőinek betartásához.
5. Kockázatelemzéssel és kockázatkezelési tervvel azonosítsd a kockázatot. Készíts egy listát a potenciális kockázatokról, amelyek befolyásolhatják a projekt sikerét. Legyen terved a kockázat kezelésére, vázold fel, hogyan tervezed kezelni ezeket a kockázatokat, és kik lesznek a felelősök a kezelésükért.
6. Kommunikációs terv kidolgozásához határozd meg, milyen kommunikációs csatornákat fogtok használni a projekt során (pl. e-mail, projektmenedzsment szoftver, rendszeres státuszmegbeszélések). Állítsd be a kommunikáció gyakoriságát (pl. heti státuszjelentések, havi összefoglalók).
7. A technikai előkészületek keretében ellenőrizd, hogy minden technológiai eszköz (pl. prezentációk, videokonferencia szoftver) készen áll és működőképes. Legyen előkészítve minden szükséges prezentációt, grafikont, táblázatot, vagy egyéb vizuális segédeszközt.
8. Készülj a kérdések és problémák listájával. Ez tartalmazza a megválaszolandó kérdéseket és esetleges problémákat, amelyek tisztázásra szorulnak. Gondolj át lehetséges kihívásokat, és készülj fel ezek megbeszélésére.
9. Érintettek tájékoztatása és meghívása. Küldj meghívókat a résztvevőknek, biztosítva, hogy mindenki tud a találkozó időpontjáról, helyszínéről és napirendjéről. Tájékoztasd a résztvevőket arról, mire számíthatnak a találkozón, és mivel érdemes készülniük.
10. Tartalékterv (B terv) készítése arra az esetre, ha valami nem a tervek szerint alakulna, például ha valaki nem tud részt venni, vagy technikai problémák merülnének fel.
Az alapos előkészületek segítenek abban, hogy a kick-off megbeszélés gördülékenyen menjen, és minden résztvevő számára egyértelművé váljanak a projekt céljai, keretei, és követelményei.