1. A Hírek
Mielőtt beleegyezne vagy javasolná egy sajtóesemény megtartását, győződjön meg arról, hogy van olyan híre, amelyről a helyi média személyesen szeretne tudósítani. A szerkesztőségek egyre kisebb létszámmal rendelkeznek, és egyre kevésbé tudnak minden fejlesztésre erőforrást fordítani. Ha úgy érzi, hogy híre jelentős, de nem emelkedik ki egy esemény szintjére, használjon inkább egy sajtóközleményt, és kímélje meg magát és szervezetét a sajtóesemény megtartásának idejétől és költségétől.
2. Szóvivők
A hírekről beszámoló személy kiválasztása gyakran az Ön feladatai közé tartozik. Ha a vezérigazgató szóvivő szeretne lenni, akkor szerencsére ezen már nem kell gondolkodni. De vannak-e szerepek a többi alkalmazott számára? Van olyan ügyfele vagy ügyvédje, aki szerepet játszhat? A legjobb, ha a szóvivők számát kezelhető számra korlátozza – ne feledje, hogy azoknak a riportereknek, akik részt vesznek az eseményen, előfordulhat, hogy csak egy-két interjúra jutnak a kulcsfontosságú munkatársakkal vagy szóvivőkkel.
3. Készíts meghívót
Egy sajtóesemény szervezése esetén a meghívók készítése kiváló módja a média meghívásának. Ne feledje, hogy a fő szempontok előre láthatóak, a háttér- és alapinformációk pedig alul találhatóak. A meghívóknak tartalmazniuk kell a dátumot és elérhetőségeket is!
4. Helyszín
Az, hogy hol tartasz egy eseményt, majdnem olyan fontos, mint a hír, amelyet bejelentesz. A hirdetmény egy bizonyos helyszínhez kapcsolódik, vagy célszerűbb az irodában tartani?
Győződjön meg arról, hogy elegendő hely áll rendelkezésre a pódium, az emelvény és az iskolai székek elhelyezésére 20-30 résztvevő számára, valamint a hátsó részen a TV-kamerák számára.
5. Az Üzenet
Ugyanolyan fontos, mint a hír, az üzenet a fő híred összesített változatából áll. Mi a fő mondanivalója, és mit mond ez a közlemény szervezete értékeiről? Üzeneteit minden kommunikációs és marketinganyagban fel kell használni, amely az esemény részét képezi.
Íme egy praktikus ellenőrzőlista, amely segít a szervezettség és a helyes út tartásában:
- Mik a híreid?
- Van szóvivője vagy szóvivői?
- Hol tartod a rendezvényt?
- Mi az üzeneted?
- Milyen egyéb kiegészítő elemek segíthetnek a riporternek feldolgozni az Ön történetét?
- Mi a nyomon követése?
- Segítségre van szüksége a PR szolgáltatásokkal kapcsolatban?
