Üzleti megbeszélés etikett – Formális vagy informális az üzleti megbeszélés?
A formális és informális üzleti megbeszélés különböző célokat szolgálhat, és eltérő formátumot követhet. A formális üzleti megbeszélések a strukturált, hivatalos döntéshozatal és stratégiai tervezés eszközei.
A formális üzleti megbeszélésre jellemző
- Szerkezet és előkészítés: a formális üzleti megbeszélések általában szigorúan szabályozottak, előre meghatározott napirenddel és előkészített anyagokkal. Az ilyen megbeszéléseket gyakran írásban hívják össze, és az előre meghatározott időpontban kezdődnek és végződnek.
- Résztvevők: a résztvevők listája általában előre meghatározott, és általában magas rangú vezetők, partnerek vagy más kulcsfontosságú személyek vesznek részt rajtuk.
- Cél: konkrét üzleti célok elérése, döntéshozatal, hivatalos jelentések és előterjesztések bemutatása, stratégiai tervek kidolgozása vagy fontos szerződések megkötése.
- Jegyzőkönyv: gyakran készül hivatalos jegyzőkönyv a megbeszélésről, amely rögzíti a fontos döntéseket, a résztvevők hozzászólásait és az elfogadott intézkedéseket.
- Példák a formális üzleti megbeszélésekre: éves közgyűlések, vezetői értekezletek, hivatalos tárgyalások.
Ezzel szemben az informális üzleti megbeszélések a kreatív ötletelés, gyors problémamegoldás és közvetlen kommunikáció platformjai.
Informális üzleti megbeszélés jellemzői:
- Szerkezet és előkészítés: az informális megbeszélések lazább szerkezetűek, gyakran spontán szerveződnek, és nem mindig van előre meghatározott napirend. Kevesebb előkészítést igényelnek, és kevésbé formális környezetben is megtarthatók.
- Résztvevők: Bárki részt vehet rajtuk, akinek van mondanivalója a témában, és a részvétel nem feltétlenül hierarchikus alapú.
- Cél: általános eszmecsere, ötletelés, problémamegoldás, informális visszajelzések begyűjtése, kapcsolatépítés és közösségépítés. Az informális megbeszélések lehetővé teszik a résztvevők számára, hogy szabadabban fejezzék ki véleményüket és ötleteiket.
- Jegyzőkönyv: ritkán készül hivatalos jegyzőkönyv, bár a fontosabb megállapodásokat és döntéseket fel lehet jegyezni.
- Példák az informális üzleti megbeszélésekre: kávészüneti beszélgetések, munkaebédek, spontán brainstorming ülések, csapatépítő programok.
Mindkét típusú megbeszélés fontos szerepet játszik egy vállalat működésében, és megfelelően kell őket alkalmazni a kívánt eredmények elérése érdekében.
Van 7 alapvető szabálya az üzleti megbeszélésnek, találkozásnak.
Ezek a következők:
1. Érkezz meg időben a megbeszélésre
Az időben történő érkezés a legalapvetőbb etikett szabály, amikor a találkozóról van szó. A késői érkezés nemcsak tiszteletlenség a többi résztvevővel szemben, hanem megzavarja a találkozó menetét is. Tervezzd meg, hogy legalább öt perccel korábban érkezz, így lesz időd elhelyezkedni és felkészülni.
2. Érkezz felkészülten
Az értekezlet előtt győződjön meg arról, hogy rendelkezel mindennel, amire szükséged lesz: feljegyzések, jelentések vagy egyéb releváns dokumentumok. Legyen nálad valamilyen elektronikus eszköz – védjük a környezetet- jegyzetelés céljából. Ha van napirend vagy előre megadott tájékoztató anyag, ezeket nézd át. A felkészültség azt mutatja, hogy tiszteletben tartod a többi résztvevő idejét és erőfeszítését.
3. Kapcsold ki a telefont
Egy csengő telefon vagy egy értesítési hang nagyon elvonhatja a figyelmet, és megzavarhatja az értekezlet menetét. Az értekezlet kezdete előtt kapcsold ki a telefonod, vagy állítsd néma módba.
4. Figyelj aktívan
Az aktívan odafigyelés elengedhetetlen minden találkozón. Ez azt jelenti, hogy odafigyelsz arra amit mások mondanak, kérdéseket teszel fel és visszajelzéseket adsz. Az odafigyelés azt mutatja, hogy értékeled mások véleményét és ötleteit.
5. Beszélj tisztelettel
Amikor megbeszélés közben beszélsz, beszélj világosan és tömören. Kerüld a zsargont vagy olyan szakkifejezések használatát, amelyeket mások esetleg nem értenek. Ezenkívül ügyelj a hangszínedre és a testbeszédre. Tisztelettel beszélj, és ne vágj mások szavába. Ha valakivel nem értesz egyet, udvariasan és tisztelettel fejezd ki véleményedet.
6. Maradj a témánál és figyelj a rendelkezésre álló időre
Ha eltérsz a témától, azzal rabolod a mások idejét is. Ez frusztráló lehet a találkozó többi résztvevője számára. A témánál maradás segít betartani a találkozó meghatározott időkorlátját. Ha az értekezlet a végéhez közeledik, de maradt nyitott kérdés, javasolj egy újabb találkozót.
7. Nyomon követés az ülés után
Az értekezlet után foglald össze mit hallottál, milyen feladatok várnak rád, milyen lépéseket kell tenned. A rád szabott feladatokat teljesítsd időben. Tarts folyamatos kapcsolatot a kijelölt ember/emberekkel. Ez biztosítja hogy mindenki egy irányba haladjon és a célok felé sikerrel legyen kikövezve az út.
7+1. A találkozó helyszíne
Mindig az üzleti megbeszéléshez igazítsd a találkozó helyszínét. Az ideális helyszín kiválasztása nagyban hozzájárulhat a megbeszélés sikeréhez, ezért az alábbiakat választási szempontokat érdemes átgondolni:
- Célok: milyen típusú megbeszélésről van szó, és milyen eredményeket kívánnak elérni?
- Résztvevők: hányan vesznek részt, milyen pozíciókat töltenek be, milyen elvárásaik vannak?
- Költségvetés: mennyit lehet költeni a helyszínre és a kapcsolódó szolgáltatásokra?
- Technikai igények: milyen technikai felszereltség szükséges (pl. projektor, Wi-Fi, konferenciabeszélgetés eszközei)?
- Logisztika: mennyire könnyen elérhető a helyszín, parkolási lehetőségek, tömegközlekedés hozzáférhetősége.
Számos helyszín áll rendelkezésre hotelek, konferenciaközpontok, éttermek, kávézók, co-working irodák, üzleti- és magánklubok, kulturális és közösségi központok, természetes környezetek, virtuális platformok.
Abszolút sikeres választás egy hotel Balatonfüreden akár pár fős, akár csoportos üzleti megbeszélés céljából. Elegáns, exkluzív, magas színvonalú vendéglátást biztosít hosszabb vagy rövidebb megbeszélésekhez is.
